W jaki sposób zaplanować przeprowadzkę?

Zmiana siedziby może być ekscytująca, jednak w jakimś stopniu zawsze generuje pewien stres. Trzeba wszak pamiętać o tylu rzeczach! Szczególnie dużym wyzwaniem jest przeprowadzka biura, które przecież nie może przestać funkcjonować na długo. Aby tego uniknąć, a także by ograniczyć chaos i nerwy, warto przenosiny dokładnie zaplanować. Co to oznacza?

Po pierwsze, należy załatwić wszelkie formalności, czyli np. porozwiązywać i pozawierać stosowne umowy z administratorami budynków lub poinformować klientów i kontrahentów o zmianie adresu. Kiedy tego typu sprawy mamy dopięte już na ostatni guzik – a powinno to mieć miejsce co najmniej dwa miesiące przed terminem przenosin – pora znaleźć dobrą firmę przeprowadzkową i w porozumieniu z nią ustalić konkretną datę. Powinien to być wolny weekend, a jeśli możemy wybrać też dowolny miesiąc, warto zdecydować się na sezon urlopowy, kiedy to większość przedsiębiorstw ma zasadniczo mniej pracy.

Organizacja pracy

Koniecznie oznajmijmy zamiar zmiany siedziby biura pracownikom. Powinni oni mieć czas na zaakceptowanie tej informacji, a także wyznaczenie nowych tras dojazdu. Jeśli nowe miejsce jest znacznie oddalone od starego, musimy liczyć się również z tym, że niektórzy pracownicy mogą zrezygnować z zatrudnienia, chcąc pracować bliżej domu. Miejmy ponadto na względzie, że duże projekty powinny się zakończyć przynajmniej trzy dni przed przeprowadzką, rozpoczęcia kolejnych zaś lepiej nie planować wcześniej niż trzy po tym terminie.

Pakowanie

O ile bowiem sam transport rzeczy trwa zwykle jeden dzień, o tyle raczej na pewno przenosiny wywołają pewną dezorganizację. Aby ją zminimalizować, dobrze jest z wyprzedzeniem zaplanować rozmieszczenie stanowisk w nowym biurze, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za pakowanie sprzętu elektronicznego, a pakowanie zawartości poszczególnych biurek powierzyć osobom, które je zajmują. Zaopatrzmy je w tym celu w kartony, folię bąbelkową, folię strecz, taśmę klejącą i inne tego rodzaju akcesoria, a także udzielmy instrukcji w zakresie zabezpieczania przedmiotów i opisywania pudeł.

Fachowa pomoc

Możemy też oczywiście zlecić całe pakowanie firmie świadczącej kompleksowe usługi przeprowadzkowe, takiej jak choćby Mobil Serwis Konserwacja. Jej pracownicy zajmą się nie tylko noszeniem i wożeniem rzeczy, lecz także demontażem i ponownym składaniem mebli, a nawet ścianek działowych. W razie potrzeby dopilnują też bezpiecznego i dyskretnego transportu dokumentów (aczkolwiek do jego nadzorowania warto wyznaczyć kompetentną osobę z naszej własnej firmy). Zatrudnienie rzetelnych fachowców oraz należyte zaplanowanie przeprowadzki z pewnością sprawią, że przebiegnie ona szybko i sprawnie.